“我從早忙到晚，但是沒有一件事情是完成的。我這么的拚命，結(jié)果卻是白忙一場(chǎng)，沒有什么成果。感覺自己一直被工作追著跑。我到底在忙些什么呢？”你的忙亂不是因?yàn)楣ぷ魈�多，而是因�(yàn)闆]有重點(diǎn)、目標(biāo)不清楚，所以才讓工作變得愈來愈復(fù)雜，時(shí)間愈來愈不夠用。

你的一天只有1440分鐘，你能完成多少的工作？在信息龐雜、速度加快的職場(chǎng)環(huán)境，我們必須在愈來愈少的時(shí)間內(nèi)，完成愈來愈多的事情。在如今愈趨復(fù)雜與緊湊的工作步調(diào)中，“保持簡(jiǎn)單”是最好的應(yīng)對(duì)原則�！昂�(jiǎn)單”來自于清楚的目標(biāo)與方向，你知道自己該做哪些事、不該做哪些事。這正是生涯顧問專家比爾·詹森（Bill Jensen）給所有工作者的衷心建議。

追求簡(jiǎn)單，解決效率低落問題

目前擔(dān)任溝通管理顧問公司詹森集團(tuán)（Jensen Group）總裁兼執(zhí)行長(zhǎng)的比爾·詹森，自1992年開始至今，持續(xù)進(jìn)行一項(xiàng)名為“追求簡(jiǎn)單”（The Search for Simpler Way）的研究調(diào)查，長(zhǎng)期觀察企業(yè)員工的工作模式，探討造成工作過量、效率低落的原因。最初的調(diào)查對(duì)象包括了來自460家企業(yè)的2500名人士，持續(xù)至今已經(jīng)擴(kuò)大到1000家企業(yè)，人數(shù)達(dá)到35萬人，其中包括了美國銀行（Bank of America）、花旗銀行（Citibank）、默克（Merck）、與迪士尼（Walt Disney）等知名的大型企業(yè)。

2001年，詹森出版了第一本書《簡(jiǎn)單就是力量》（Simplicity），甫上市立即登上了《紐約時(shí)報(bào)》（New York Times）的暢銷書排行榜，引起了熱烈的回響。今年11月，他再度推出最新著作《簡(jiǎn)單工作，成就無限》（The Simplicity Survival Handbook），更得到了《出版人周刊》（Publishers Weekly）的推薦。

這次詹森將“簡(jiǎn)單”的概念運(yùn)用到日常的工作實(shí)務(wù)上。根據(jù)他多年的研究調(diào)查結(jié)果，現(xiàn)代人工作變得復(fù)雜而沒有效率的最重要原因就是“缺乏焦點(diǎn)”。因?yàn)椴磺宄�目�?biāo)，總是浪費(fèi)時(shí)間重復(fù)做同樣的事情或是不必要的事情；遺漏了關(guān)鍵的訊息，卻浪費(fèi)太多時(shí)間在不重要的訊息上；抓不到重點(diǎn)，必須反復(fù)溝通同樣的一件事情。

“少做一些，不是要你把事情推給別人或是逃避責(zé)任，而是當(dāng)你焦點(diǎn)集中、很清楚自己該做哪些事情時(shí)，自然就能花更少的力氣，得到更好的結(jié)果，”詹森在接受最新一期的《快速企業(yè)》（Fast Company）雜志訪問時(shí)如此說道。換句話說，目標(biāo)清楚、掌握重點(diǎn)、做好溝通，是簡(jiǎn)單工作的不二法門。

以下我們整理出10種最實(shí)用的簡(jiǎn)單工作的方法，提供給你作為參考。

1.問清楚工作的目標(biāo)與要求，可避免重復(fù)作業(yè)與減少錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)。

通常的情況是，你不知道自己應(yīng)該做什么：這個(gè)目標(biāo)對(duì)你的工作會(huì)有什么樣的影響？這個(gè)目標(biāo)對(duì)你的意義是什么？當(dāng)你厘清了所有的問題后，再開始工作。

你必須理清的問題包括：

——我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變？

目標(biāo)清楚不是要對(duì)方跟你解釋公司的目標(biāo)或是策略，而是這個(gè)目標(biāo)對(duì)你的意義是什么，公司的目標(biāo)與你個(gè)人目標(biāo)之間的關(guān)聯(lián)是什么。如果老板重新設(shè)定公司未來一年的營(yíng)運(yùn)策略與目標(biāo)，你可以問說：“我的工作目標(biāo)應(yīng)該做出哪些調(diào)整？是否有必要改變現(xiàn)在的工作方式？”

舉例來說，如果公司預(yù)計(jì)提升10％的營(yíng)業(yè)額，那么行銷部門必須達(dá)成什么樣的部門目標(biāo)或是個(gè)別業(yè)務(wù)員必須達(dá)到多少的業(yè)績(jī)，才能完成公司整體的目標(biāo)。

——可否建議我，要從哪個(gè)地方開始？

你要知道的不是工作細(xì)節(jié)的問題，而是要確定大致的方向與優(yōu)先級(jí)。例如，應(yīng)該先確認(rèn)好哪些事項(xiàng)，才能開始進(jìn)行后續(xù)的作業(yè)；哪些事情應(yīng)該排在最后，以避免其它流程的變動(dòng)而必須一再的重做；各項(xiàng)流程之間應(yīng)如何協(xié)調(diào)與整合等等。

——我應(yīng)該注意哪些事情，避免影響目標(biāo)的達(dá)成？

可以尋求主管的建議，在過程中有可能犯下哪些錯(cuò)誤或是疏失，應(yīng)該要如何避免；根據(jù)過去的經(jīng)驗(yàn)，曾經(jīng)發(fā)生過哪些意料之外的情形，必須預(yù)做準(zhǔn)備。這樣可以大幅減少不必要的錯(cuò)誤嘗試，當(dāng)然更能增加成功的機(jī)會(huì)。

——有哪些可用的工具與資源？

你應(yīng)該先了解公司有哪些既有的資源可以應(yīng)用，可以尋求哪些支持，這樣才能更有效規(guī)劃自己的時(shí)間以及工作進(jìn)度。

2.懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進(jìn)度。

對(duì)于許多人來說，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情，你總是擔(dān)心：

——會(huì)不會(huì)因此丟了工作？

——我和同事之間的友誼是否就此結(jié)束？

——老板有可能接受嗎？

拒絕的技巧是非常重要的職場(chǎng)溝通能力。只有你最清楚自己的工作情況，你必須對(duì)自己負(fù)責(zé)，管理自己的時(shí)間與工作，不應(yīng)讓別人的額外要求，讓自己陷入忙亂的局面。

在決定你該不該答應(yīng)對(duì)方的要求時(shí)，應(yīng)該先問問自己：“我想要做什么？或是不想要做什么？什么對(duì)我才是最好的？”你必須考慮，如果答應(yīng)了對(duì)方的要求是否會(huì)影響既有的工作進(jìn)度，而且因?yàn)槟愕耐涎佣�影響到其它人？而如果你答�?yīng)了，是否真的可以達(dá)到對(duì)方要求的目標(biāo)？

一旦有了決定之后，該怎么拒絕呢？如果是比較熟識(shí)的同事、朋友，或是完全不相識(shí)的人，最好是直接了當(dāng)?shù)恼f：“抱歉，幫不上忙，”或是“現(xiàn)在真的很忙，抽不出時(shí)間�！辈灰�多費(fèi)唇舌，也不需要解釋一堆的理由，只要簡(jiǎn)單的一兩句話就可以。而且必須在當(dāng)下直接回絕，不要拖延一兩天才說出你的決定。不要考慮太多，寶貴的時(shí)間應(yīng)該花費(fèi)在以下提到的另一種情況。

如果是面對(duì)客戶或是比較不熟識(shí)的其它部門同事，就應(yīng)該采取比較間接委婉的方法。你要考慮的問題是：要如何響應(yīng)才能維持更好的關(guān)系，建立未來合作的基礎(chǔ)？

首先，你要說明為何無法答應(yīng)的原因，并表示你的歉意。然后，最重要的是幫助對(duì)方找到另一個(gè)更好的解決方法，有沒有可能找到其它人幫忙。讓對(duì)方覺得你不是在推卸責(zé)任，而是真的想幫助他解決問題。

這時(shí)候的回答不再是“是”與“否”的問題，而是溝通與對(duì)話的過程。你不是拒絕對(duì)方，而是與對(duì)方溝通解決的方法。溝通的過程也同樣讓對(duì)方了解你實(shí)際的工作情況，而不會(huì)無緣無故的一再找上你，請(qǐng)求你的幫忙。

杜慶陽