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“我從早忙到晚，但是沒有一件事情是完成的。我這么的拚命，結(jié)果卻是白忙一場，沒有什么成果。感覺自己一直被工作追著跑。我到底在忙些什么呢？”你的忙亂不是因為工作太多，而是因為沒有重點、目標不清楚，所以才讓工作變得愈來愈復雜，時間愈來愈不夠用。你的一天只有1440分鐘，你能完成多少的工作？在信息龐雜、速度加快的職場環(huán)境，我們必須在愈來愈少的時間內(nèi)，完成愈來愈多的事情。在如今愈趨復雜與緊湊的工作步調(diào)中，“保持簡單”是最好的應(yīng)對原則�！昂唵巍眮碜杂谇宄哪繕伺c方向，你知道自己該做哪些事、不該做哪些事。這正是生涯顧問專家比爾·詹森（Bill Jensen）給所有工作者的衷心建議。追求簡單，解決效率低落問題目前擔任溝通管理顧問公司詹森集團（Jensen Group）總裁兼執(zhí)行長的比爾·詹森，自1992年開始至今，持續(xù)進行一項名為“追求簡單”（The Search for Simpler Way）的研究調(diào)查，長期觀察企業(yè)員工的工作模式，探討造成工作過量、效率低落的原因。最初的調(diào)查對象包括了來自460家企業(yè)的2500名人士，持續(xù)至今已經(jīng)擴大到1000家企業(yè)，人數(shù)達到35萬人，其中包括了美國銀行（Bank of America）、花旗銀行（Citibank）、默克（Merck）、與迪士尼（Walt Disney）等知名的大型企業(yè)。 2001年，詹森出版了第一本書《簡單就是力量》（Simplicity），甫上市立即登上了《紐約時報》（New York Times）的暢銷書排行榜，引起了熱烈的回響。今年11月，他再度推出最新著作《簡單工作，成就無限》（The Simplicity Survival Handbook），更得到了《出版人周刊》（Publishers Weekly）的推薦。這次詹森將“簡單”的概念運用到日常的工作實務(wù)上。根據(jù)他多年的研究調(diào)查結(jié)果，現(xiàn)代人工作變得復雜而沒有效率的最重要原因就是“缺乏焦點”。因為不清楚目標，總是浪費時間重復做同樣的事情或是不必要的事情；遺漏了關(guān)鍵的訊息，卻浪費太多時間在不重要的訊息上；抓不到重點，必須反復溝通同樣的一件事情。 “少做一些，不是要你把事情推給別人或是逃避責任，而是當你焦點集中、很清楚自己該做哪些事情時，自然就能花更少的力氣，得到更好的結(jié)果，”詹森在接受最新一期的《快速企業(yè)》（Fast Company）雜志訪問時如此說道。換句話說，目標清楚、掌握重點、做好溝通，是簡單工作的不二法門。以下我們整理出10種最實用的簡單工作的方法，提供給你作為參考。 1.問清楚工作的目標與要求，可避免重復作業(yè)與減少錯誤的機會。通常的情況是，你不知道自己應(yīng)該做什么：這個目標對你的工作會有什么樣的影響？這個目標對你的意義是什么？當你厘清了所有的問題后，再開始工作。你必須理清的問題包括： ——我現(xiàn)在的工作必須做出哪些改變？目標清楚不是要對方跟你解釋公司的目標或是策略，而是這個目標對你的意義是什么，公司的目標與你個人目標之間的關(guān)聯(lián)是什么。如果老板重新設(shè)定公司未來一年的營運策略與目標，你可以問說：“我的工作目標應(yīng)該做出哪些調(diào)整？是否有必要改變現(xiàn)在的工作方式？” 舉例來說，如果公司預計提升10％的營業(yè)額，那么行銷部門必須達成什么樣的部門目標或是個別業(yè)務(wù)員必須達到多少的業(yè)績，才能完成公司整體的目標。 ——可否建議我，要從哪個地方開始？你要知道的不是工作細節(jié)的問題，而是要確定大致的方向與優(yōu)先級。例如，應(yīng)該先確認好哪些事項，才能開始進行后續(xù)的作業(yè)；哪些事情應(yīng)該排在最后，以避免其它流程的變動而必須一再的重做；各項流程之間應(yīng)如何協(xié)調(diào)與整合等等。 ——我應(yīng)該注意哪些事情，避免影響目標的達成？可以尋求主管的建議，在過程中有可能犯下哪些錯誤或是疏失，應(yīng)該要如何避免；根據(jù)過去的經(jīng)驗，曾經(jīng)發(fā)生過哪些意料之外的情形，必須預做準備。這樣可以大幅減少不必要的錯誤嘗試，當然更能增加成功的機會。 ——有哪些可用的工具與資源？你應(yīng)該先了解公司有哪些既有的資源可以應(yīng)用，可以尋求哪些支持，這樣才能更有效規(guī)劃自己的時間以及工作進度。 2.懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進度。對于許多人來說，拒絕別人的要求似乎是一件難上加難的事情，你總是擔心： ——會不會因此丟了工作？ ——我和同事之間的友誼是否就此結(jié)束？ ——老板有可能接受嗎？拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。只有你最清楚自己的工作情況，你必須對自己負責，管理自己的時間與工作，不應(yīng)讓別人的額外要求，讓自己陷入忙亂的局面。在決定你該不該答應(yīng)對方的要求時，應(yīng)該先問問自己：“我想要做什么？或是不想要做什么？什么對我才是最好的？”你必須考慮，如果答應(yīng)了對方的要求是否會影響既有的工作進度，而且因為你的拖延而影響到其它人？而如果你答應(yīng)了，是否真的可以達到對方要求的目標？一旦有了決定之后，該怎么拒絕呢？如果是比較熟識的同事、朋友，或是完全不相識的人，最好是直接了當?shù)恼f：“抱歉，幫不上忙，”或是“現(xiàn)在真的很忙，抽不出時間�！辈灰噘M唇舌，也不需要解釋一堆的理由，只要簡單的一兩句話就可以。而且必須在當下直接回絕，不要拖延一兩天才說出你的決定。不要考慮太多，寶貴的時間應(yīng)該花費在以下提到的另一種情況。如果是面對客戶或是比較不熟識的其它部門同事，就應(yīng)該采取比較間接委婉的方法。你要考慮的問題是：要如何響應(yīng)才能維持更好的關(guān)系，建立未來合作的基礎(chǔ)？首先，你要說明為何無法答應(yīng)的原因，并表示你的歉意。然后，最重要的是幫助對方找到另一個更好的解決方法，有沒有可能找到其它人幫忙。讓對方覺得你不是在推卸責任，而是真的想幫助他解決問題。這時候的回答不再是“是”與“否”的問題，而是溝通與對話的過程。你不是拒絕對方，而是與對方溝通解決的方法。溝通的過程也同樣讓對方了解你實際的工作情況，而不會無緣無故的一再找上你，請求你的幫忙。