組織機(jī)構(gòu)是進(jìn)行創(chuàng)意與制作的基礎(chǔ)和保障，開幕式的創(chuàng)意經(jīng)歷了一個(gè)從無到有的過程，整個(gè)開幕式團(tuán)隊(duì)的組建和運(yùn)行也經(jīng)歷了這樣的過程。創(chuàng)新的思維不僅僅體現(xiàn)在創(chuàng)意和制作過程中，在組織機(jī)構(gòu)的建設(shè)上，北京奧組委也進(jìn)行了一次大膽的嘗試。

　　從創(chuàng)意方案征集之前，北京奧運(yùn)會開閉幕式組織機(jī)構(gòu)建設(shè)就已經(jīng)在緊鑼密鼓地籌備。從2006年，一個(gè)由決策層、管理層和執(zhí)行層三層結(jié)構(gòu)組成的運(yùn)行機(jī)制逐漸成型。

　　奧運(yùn)會的開幕式是一個(gè)龐大復(fù)雜的系統(tǒng)工程，如果將它比喻成一個(gè)人體的話，創(chuàng)意團(tuán)隊(duì)就是這個(gè)工程的核心和大腦，大腦的指令最終被實(shí)施要需要有一個(gè)健全的軀體和四肢。自2006年4月份開幕式工作團(tuán)隊(duì)組建起，北京奧組委就開始了自上而下，從決策層到執(zhí)行層的團(tuán)隊(duì)建設(shè)工作。

　　2006年5月，北京奧組委成立了由主席劉淇等組成的北京奧運(yùn)會開閉幕式工作領(lǐng)導(dǎo)小組。這個(gè)小組為整個(gè)開閉幕式籌辦工作的把握總體方向，研究總體政策，并不直接干預(yù)創(chuàng)意工作本身。為了提高決策效率，北京奧組委在領(lǐng)導(dǎo)小組之下又成立了由北京奧組委執(zhí)行副主席劉敬民、蔣效愚和北京市政協(xié)副主席張和平組成的三人小組，負(fù)責(zé)對開閉幕式籌備工作中的重大事物進(jìn)行決策。

　　在執(zhí)行層機(jī)構(gòu)的建設(shè)上，北京奧組委面臨著抉擇。按照以往大型運(yùn)動會的經(jīng)驗(yàn)，組委會一般會采取兩種方式進(jìn)行開閉幕式的運(yùn)營工作。一種是將創(chuàng)意和制作完全分離，由組委會負(fù)責(zé)創(chuàng)意，將制作承包給富有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)制作公司來完成，這種方式的優(yōu)點(diǎn)在于充分發(fā)揮了專業(yè)制作公司在技術(shù)力量、成本核算等領(lǐng)域的優(yōu)勢，雅典奧運(yùn)會的開幕式采取的就是這種方式。這種方式的缺點(diǎn)在于制作公司出于盈利的需要有可能會造成組委會的成本過高。悉尼奧運(yùn)會采用的則是部分組委會承擔(dān)，部分承包給公司的方式，這種方式則有可能造成管理和運(yùn)行上的不協(xié)調(diào)。

　　北京奧組委選擇的是另外一種方式，創(chuàng)意和制作全部由自己承擔(dān)。這種方式的優(yōu)點(diǎn)在于組委會可以完全掌控創(chuàng)意的方向和制作的成本，在這兩者之間取一個(gè)最佳的平衡點(diǎn)。但這種方式也存在一個(gè)缺點(diǎn)——全部由組委會來承擔(dān)必然要成立一個(gè)專門的機(jī)構(gòu)來負(fù)責(zé)，并在短時(shí)間內(nèi)集合創(chuàng)意、制作、行政管理等各個(gè)方面的藝術(shù)家和專家。當(dāng)北京奧組委確定采用這種方式時(shí)，北京奧運(yùn)會開閉幕式顧問瑞克伯奇曾經(jīng)給奧組委提出過善意的建議，以他的經(jīng)驗(yàn)來看，短時(shí)間內(nèi)要組成這樣一個(gè)機(jī)構(gòu)難度太大。然而，中國特有的舉國體制和海內(nèi)外華僑華人藝術(shù)家支持北京奧運(yùn)會的熱情使得這位悉尼奧運(yùn)會的總制作人大開眼界。在他看來的劣勢，在北京反而被轉(zhuǎn)化成為了優(yōu)勢。

　　在開閉幕式籌備工作之初，這項(xiàng)工作由北京奧組委文化活動部儀式處負(fù)責(zé)，然而，這樣設(shè)置遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足開閉幕式如此龐大的系統(tǒng)工作。而且，相對于北京奧運(yùn)會其他文化活動而言，開閉幕式有其特殊性。于是，2006年9月底，北京奧組委成立了專門負(fù)責(zé)開閉幕式工作的部門——開閉幕式工作部。至此，開閉幕式籌辦工作完全從北京奧組委文化活動部獨(dú)立出來。同年底，北京奧組委又注冊成立了獨(dú)立事業(yè)法人單位——北京奧運(yùn)會開閉幕式運(yùn)營中心，具體負(fù)責(zé)北京奧運(yùn)會、殘奧會開閉幕式四個(gè)儀式的實(shí)施工作。這樣，就完整地形成了決策層、管理層和執(zhí)行層三層結(jié)構(gòu)的運(yùn)行機(jī)制。

　　開閉幕式四個(gè)儀式的操作，實(shí)際是由三個(gè)團(tuán)隊(duì)來完成的。第一個(gè)是創(chuàng)意團(tuán)隊(duì)，張藝謀任總導(dǎo)演，張繼剛、陳維亞任副總導(dǎo)演，下設(shè)焰火、燈光、音樂、舞美、服裝、道具等多個(gè)設(shè)計(jì)工作室，分別負(fù)責(zé)四個(gè)儀式各項(xiàng)方案的創(chuàng)意、策劃工作。第二個(gè)是技術(shù)制作團(tuán)隊(duì)，于建平任技術(shù)制作組組長，路建康任制作總監(jiān)，下設(shè)指揮通訊、地面及上空設(shè)備、排練場地、儀式、演員等各類技術(shù)工作室和制作工作室，統(tǒng)一對四個(gè)儀式的各項(xiàng)創(chuàng)意方案進(jìn)行技術(shù)論證、技術(shù)設(shè)計(jì)和制作實(shí)施；第三個(gè)是管理團(tuán)隊(duì)，張和平任開閉幕式工作部部長，王寧任開閉幕式運(yùn)營中心主任，負(fù)責(zé)為創(chuàng)意團(tuán)隊(duì)和技術(shù)制作團(tuán)隊(duì)的順利運(yùn)行，提供計(jì)劃管理、人力資源、物資保障、財(cái)務(wù)預(yù)算、公共聯(lián)絡(luò)及行政后勤等方面的管理和服務(wù)。

　　北京奧組委對開閉幕式團(tuán)隊(duì)工作人員的能力和素質(zhì)要求非常高，只有在開閉幕式運(yùn)營中心工作超過三個(gè)月并表現(xiàn)優(yōu)異者才會收到北京奧組委頒發(fā)的聘書。開閉幕式運(yùn)營中心由創(chuàng)意團(tuán)隊(duì)、技術(shù)制作團(tuán)隊(duì)和管理團(tuán)隊(duì)構(gòu)成，各工作部門達(dá)到了50多個(gè)。50多個(gè)部門相當(dāng)于50多個(gè)輪子在運(yùn)轉(zhuǎn)，而運(yùn)營中心的職責(zé)就是要將50多個(gè)輪子整合成一個(gè)輪子，整體運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)，做好籌辦工作。到北京奧運(yùn)會開幕前夕，運(yùn)營中心的工作人員已達(dá)700多人。

　　這種由創(chuàng)意團(tuán)隊(duì)和技術(shù)制作團(tuán)隊(duì)各自分工負(fù)責(zé)、由管理保障團(tuán)隊(duì)進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的組織體系和工作機(jī)制，是對大型活動從組織機(jī)構(gòu)到運(yùn)行機(jī)制的一次新嘗試。